Il manuale d’uso e di avvertenze è il documento che descrive funzionalità, utilizzo e tutte le avvertenze che necessitano per l’utilizzo in sicurezza di una macchina o strumento.
Il manuale d’uso è un documento obbligatorio, spesso regolamentato da Direttive o Norme che ne disciplinano la struttura e richiedono caratteristiche fondamentali, imprescindibili per la sua stessa definizione compiuta.
Le informazioni devono inoltre essere suddivise e trattate in maniera diversa in base al destinatario (operatore, manutentore elettrico, manutentore meccanico, installatore, ecc.).
La manualistica tecnica da noi realizzata ha l’obbiettivo di soddisfare tutto questo, senza dimenticare l’aspetto economico e i costi di realizzazione che l’azienda costruttrice deve sostenere.
Con utilizzo di appositi software per la comunicazione e a regole di workflow definite, stiamo fornendo i nostri servizi ad aziende in tutta Italia, senza per questo aumentare i costi o una diminuire di qualità.
I tuoi vantaggi nell’affidarci la tua manualistica tecnica
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Documentazione sempre aggiornata
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Consegne puntuali
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Manuali conformi e aggiornati alle norme vigenti
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Manuali di qualità aggiornati alle ultime tecnologie del settore
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Personale interno addetto al mansionario reale
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I costi diventano variabili e caricati sulla rispettiva commessa
Una manualistica tecnica ben eseguita struttura i contenuti e li rende fruibili:
Tipologie di documentazione tecnica
La documentazione tecnica si suddivide in differenti tipi di guide e manuali, sia a seconda del tipo di prodotto e funzionamento da descrivere, sia a seconda del fruitore e dell’obiettivo e finalità del manuale.
Manuale d’uso e di avvertenza; indispensabile e obbligatorio per Legge (secondo la Direttiva Macchine 2006/42/CE) è un documento che racchiude la descrizione d’uso, le istruzioni per il montaggio, le istruzioni per la manutenzione e le istruzioni per operare in sicurezza.
Istruzioni per l’uso; realizzate per garantire all’utente finale l’uso in sicurezza di una macchina.
Le molteplici informazioni devono essere strutturate e trattate in relazione ai diversi destinatari (operatore, manutentore elettrico, manutentore meccanico, installatore, ecc.).
Sono la prima barriera di sicurezza di una macchina e un fondamentale mezzo nel contrastarne l’uso scorretto. Le istruzioni per l’uso sono altresì fondamentali quale strumento di tutela del fabbricante in caso di contenziosi o infortuni sul lavoro.
Istruzioni di installazione/montaggio; fornite a corredo di macchina o dispositivo che l’utente deve montare o installare senza l’ausilio del fornitore, devono garantirne la messa in opera in maniera corretta. Spesso sono inserite all’interno del manuale d’uso e avvertenze.
Manuale dell’Operatore; destinato all’utilizzatore di uno strumento specialistico, ad esempio uno strumento elettronico di misura, un touch-screen di controllo, in cui si presuppone già una competenza specifica dell’utilizzatore.
Manuale di manutenzione (o di servizio); necessario al personale preposto all’assistenza, per gli interventi di manutenzione, taratura periodica e ricerca guasti.
Riporta informazioni tecniche specifiche non necessarie per il normale utilizzo del prodotto. Spesso viene redatto all’interno del manuale d’uso e avvertenze.
Catalogo ricambi; documentazione tecnica fondamentale per mantenere in efficienza e sicurezza una macchina. Contiene tutte le informazioni necessarie per ordinare i pezzi di ricambio.
In alcuni casi è obbligatoria per Legge.
Consente, se ben gestito, una maggiore fidelizzazione del cliente e l’incremento delle vendite di ricambi e accessori.
Comunemente il documento si suddivide in disegni/tavole e relative distinte in cui sono contenuti i codici e le descrizioni delle parti di ricambio.
Fascicolo tecnico; raccolta dei documenti tecnici che descrivono compiutamente e nel dettaglio le scelte progettuali e realizzative inerenti la sicurezza di una macchina (schemi, disegni tecnici, calcoli strutturali, caratteristiche dei materiali commerciali, motivazioni delle scelte, valutazione dei rischi, ecc.).
Documentazione tecnica pertinente; documento attraverso il quale il fabbricante dimostra alle autorità di controllo (e solo su motivata richiesta) la conformità della quasi macchina ai Requisiti Essenziali di Sicurezza.
La procedura e il flusso documentale
L’organizzazione di un ufficio esterno non è sempre di facile gestione, personale esterno deve intervenire all’interno di un’azienda, operare in un tempo ridotto (per il mantenimento costi), sfruttare al meglio tutto il materiale già esistente.
Per questo motivo è molto importante definire un metodo operativo che eviti dispersioni di tempo e definisca in maniera univoca le mansioni dell’ufficio di manualistica e le mansioni della ditta costruttrice:
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Step |
Attività |
Competenza |
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1 |
Contatto e apertura commessa in tempi ragionevoli (qualche settimana prime del collaudo |
Ditta costruttrice |
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2 |
Invio di materiale preliminare per identificazione del tipo di macchina e delle caratteristiche generali |
Ditta costruttrice |
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3 |
Sopralluogo a macchina ormai terminata, con intervista a di un tecnico che sia a disposizione per un intervista dal parte del manualista (il sopralluogo per determinate macchine potrebbe interrompersi in quanto potrebbe non essere più necessario dopo le prime 2 o 3 visite). |
Free Edit |
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4 |
Richiesta di ulteriore documentazione specifica (solitamente già esiste, post-progettazione) in base alle Direttive e normative specifiche della macchina trattata |
Free Edit |
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5 |
Fornitura del materiale specifico |
Ditta costruttrice |
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6 |
Creazione del manuale “bozza” con mappatura testi, definizione degli stile e realizzazione grafiche |
Free Edit |
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7 |
Consegna “bozza” alla ditta costruttrice |
Free Edit |
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8 |
Verifica e controllo con apporto di piccole correzioni e/o rifinitura di alcuni concetti |
Ditta costruttrice |
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9 |
Consegna finale con file sorgente, file pdf con caratteristiche specifiche di consultazione, stampa, cd e d eventuale spedizione |
Free Edit |
Modalità di intervento
Il nostro modo di operare ci permette di inserirci all’interno del sistema aziendale in maniera molto soft, come fossimo personale interno. Per garantire un “modus operandi” in linea con le richieste delle specifiche aziende, il nostro personale è sempre disponibile a spostamenti anche ad ampio raggio per sopralluoghi in cui la presenza fisica è fondamentale
Dopo un attenta analisi del manuale esistente (dal punto di vista legale e normativo) è comunque possibile continuare l’aggiornamento dello stesso master. E’ altrettanto possibile rifare completamente la progettazione di un nuovo master (master page, fogli stile, spazi, colori, ecc) da poter poi essere utilizzato successivamente.
Specializzazioni del nostro personale
Il nostro personale segue periodicamente corsi di specializzazione per poter svolgere al meglio la professione del technical writer.
Vengono seguiti corsi in ogni settore che interessa la nostra professione:
- Corsi di Infomation mapping®, metodo di scrittura tecnica per analizzare, organizzazione e presentare le informazioni ad un utente specifico. Consente di gestire il rapporto che c’è tra testo, immagini e gabbia di impaginazione (spesso molto vincolante).
- Corsi su Direttive e normative, fondamentale per sapere cosa scrivere e in che modo presentare le informazioni di uso e di avvertenza. I corsi specifici consentono di attingere ad informazioni precise per la stesura della documentazione obbligatoria e non, in quanto tutta la documentazione tecnica deve rispettare gli obblighi previsti dagli appositi ente del settore.
- Corsi legali, sono estremamente necessari per garantire la pubblicazione di una documentazione che ci possa essere di aiuto in un eventuale conteziose civile e/o penale . Il punto di vista legale è sicuramente uno degli aspetti più importanti della documentazione tecnica da fornire.
- Corsi di grafica e impaginazione, necessari per rimanere aggiornati alle ultime tecnologie del settore, potendo così rispondere a tutte le esigenze del cliente. In questo modo siamo anche in grado di dare al cliente una consulenza sui modi di operare e sulla gestione della stessa documentazione.
Competenze e formazione
Per garantire standard elevati di qualità è necessario un continuo aggiornamento tecnico e normativo, adottare e utilizzare le ultime release dei migliori software grafici e di gestione contenuti.
Il nostro personale segue, con formazione continua:
Direttive
- macchine 2006/42
- compatibilità elettromagnetica 2004/108
- bassa tensione 2006/95
- Atex 94/9
Norme specifiche
- IEC EN 82079
- IEC EN 62079
- UNI EN ISO 12100-2
- UNI 10893:2000
- UNI 10653:2003
- UNI/TS 11083:2003
Software
- Adobe Framemaker
- Adobe Indesign
- Microsoft Word
- Quadrispace modellazione 3D
- Adobe Acrobat
- Web design e web marketing
Organizzazione e stesura dei contenuti
- Information Mapping
Documenti evoluti
I nostri manuali sono progettati e creati per una miglior fruibilità da parte dell’utente finale.
Sono creati sfruttando tutte le potenzialità dei software, sempre più cercando di automatizzare i processi di creazione e di aggiornamento dei documenti in modo da poter ridurre i tempi e costi di realizzazione e ridurre al minimo la percentuale di errore.
La documentazione che noi produciamo abitualmente integra:
- Pdf con rimandi linkati
- Pdf interattivi
- Pdf con sommario ipertestuale
I nostri sorgenti, realizzati in collaborazione con i rispettivi uffici tecnici utilizzano:
- cross reference
- librerie
- fogli di stile
- impaginazione a livelli
- sommari automatici ipertestuali
Modalità di pubblicazione
La nostra documentazione potrà essere pubblicata e fornita in base alle esigenze del cliente.
Le pubblicazioni possibili sono le più avanzate sul mercato attuale:
- Stampa offset (medie e grandi tirature)
- Stampa digitale (piccole e piccolissime tirature)
- Pdf strutturati e interattivi
- Cd multimediali
- Distribuzione su supporti USB
- Videoguide
- Sito web
- Audioguide
Secondo le esigenze specifiche del cliente.