LA DOCUMENTAZIONE TECNICA: COS’È ESATTAMENTE?
La Documentazione Tecnica è formata dai documenti che un Fabbricante è tenuto a redigere nel rispetto delle Leggi europee per:
- apporre la marcatura CE sui propri prodotti prima dell’immissione sul mercato
- accompagnare i propri prodotti nell’intero loro ciclo di vita.
Si tratta di documenti tecnici che devono essere progettati e redatti seguendo richieste e indicazioni dettate da direttive e norme tecniche, e contengono le informazioni complete di un prodotto quali:
- Le caratteristiche tecniche
- L’ambito di applicazione
- Le modalità d’uso in sicurezza
- Le avvertenze su rischi e pericoli.
Essendo la Documentazione Tecnica una branca della Comunicazione Tecnica, ha in comune la peculiarità di trasmettere le informazioni in modo chiaro, semplice e inequivocabile.
Infatti dalla progettazione alla fabbricazione, dal funzionamento allo smaltimento questi documenti contengono anche informazioni fondamentali che hanno spesso il compito di dimostrare la conformità di un prodotto ai Requisiti Essenziali di Sicurezza e tutela della Salute (RESS) imposti dalle direttive Europee.
Un esempio consueto di Documentazione Tecnica è il Manuale di istruzioni per l’uso ma… non c’è solo questo!
QUALI DOCUMENTI FANNO PARTE DELLA DOCUMENTAZIONE TECNICA?
Fanno parte della Documentazione Tecnica tutti i documenti richiesti espressamente dalle direttive europee per attestare la rispondenza di un prodotto ai RESS. Tra questi figurano:
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Le Istruzioni
Manuali tecnici, Istruzioni per l’uso, Guide e spiegazioni tecniche che un Fabbricante deve redigere con lo scopo di fare immediata chiarezza sul prodotto a cui si riferiscono, con particolare focus su avvertenze, rischi e pericoli
Un documento che attesta che un Fabbricante ha condotto una valutazione dei rischi sul prodotto, con l’obiettivo di determinare e valutare i rischi potenziali, i RESS applicabili e le soluzioni sanatorie per i rischi residui individuati
Un documento che viene emesso al termine dell’iter certificativo di marcatura CE del prodotto, e che il Fabbricante deve firmare per dichiararne la conformità alle diverse direttive applicabili
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Il Catalogo ricambi
(nel caso di prodotti che sono macchine, e che hanno componenti dai quali dipende la sicurezza o la salute di un operatore)
Un documento che il Fabbricante deve redigere, contenente le specifiche dei pezzi di ricambio da utilizzare ed evidenzi quali sono legati al rispetto di salute e sicurezza.
Non a caso questi documenti vengono raccolti in un contenitore documentale chiamato Fascicolo Tecnico, che ha il compito di raccogliere i documenti di progettazione, fabbricazione e funzionamento di un prodotto, al fine di dimostrarne piena conformità rispetto ai RESS.
L’output di questi documenti varia a seconda dei casi, infatti se per il Manuale di Istruzioni e la Dichiarazione CE di conformità i formati cartacei e PDF sono quelli tutt’ora da utilizzare come indicato dalla Legge, per il Fascicolo tecnico e i Cataloghi ricambi è possibile per il Fabbricante una gestione in formati più moderni ed efficaci.
Attenzione! Anche alcune parti della manualistica (es. procedure di installazione, manutenzione, regolazione) possono essere divulgate in formati più al passo coi tempi, con l'obbligo comunque di mantenerne la copia cartacea:
si tratta di documentazione tecnica multimediale interattiva a tutti gli effetti, che consente a un utente di formarsi/informarsi in modo più coinvolgente, e al Fabbricante di adempiere ad un obbligo di Legge trasformandolo in un efficace strumento di branding.
QUALI SONO GLI OBBLIGHI SULLA DOCUMENTAZIONE TECNICA?
Ci sono diversi obblighi in base anche al campo di applicazione di ogni tipologia di prodotto. In generale possiamo affermare che il Fabbricante deve:
- Dotare il prodotto della Documentazione Tecnica cogente prima dell’immissione sul mercato o della messa in servizio
- Tradurre la Documentazione Tecnica nella lingua del Paese di destinazione del prodotto (se diverso da quello di fabbricazione)
- Aggiornare la Documentazione Tecnica ad ogni variazione sostanziale di progettazione, fabbricazione e utilizzo del prodotto
- Conservare la Documentazione Tecnica per almeno 10 anni dalla data di immissione sul mercato o messa in servizio
- Mettere a disposizione delle Autorità di vigilanza la Documentazione Tecnica qualora venga richiesta.
CONCLUSIONI
Pensando alla vita di tutti i giorni, e sapendo che spesso non ci fai caso, puoi renderti conto che larga parte di attrezzature, dispositivi e macchinari che utilizzi è dotata di documenti riportanti caratteristiche tecniche, modalità d’uso, istruzioni e avvertenze, oltre che della marcatura CE:
la macchina orditoio data in uso alla lavoratrice Luana, la motosega per il giardino, i giocattoli per bambini, i dispositivi medici ne sono solo alcuni esempi.
Ciò che è importante comprendere è che la Documentazione Tecnica non è soltanto un documento, un libretto, un catalogo realizzati perché “bisogna farlo”… si tratta invece di documenti tecnici di fondamentale importanza, volti soprattutto alla salvaguardia della sicurezza e della salute umana.
Per la redazione della Documentazione Tecnica infatti non ci si può improvvisare, perché è necessario:
- saper analizzare il campo di applicazione di uno specifico prodotto
- progettare il documento tecnico sulla base delle richieste di Legge
- avere competenze di scrittura tecnica e disegno tecnico
- saper condurre indagini facendo da collettore di informazioni
- organizzare in modo agevole e omogeneo tutto il materiale raccolto.
Tutto questo a uno scopo: dar vita a documenti tecnici facili da comprendere e utilizzare, in cui le informazioni sono agevoli da reperire e permettano una immediata esecuzione nel caso venga richiesto.
