DOCUMENTAZIONE TECNICA: COSA CI STA DIETRO? (3. LA DOCUMENTAZIONE)
Istruzioni, Valutazione dei rischi, Catalogo ricambi, Fascicolo Tecnico, sono tutti esempi di Documentazione Tecnica, cioè di quell’insieme di documenti tecnici che accompagnano un prodotto sul mercato europeo nell’intero suo ciclo di vita.
Dietro alla progettazione e redazione di questi documenti c’è una professione vera e propria, che è quella del Comunicatore Tecnico: professionisti come noi che hanno il compito di trasmettere informazioni tecniche complesse in modo semplice, inequivocabile, immediato e… conforme alle richieste di Legge.
Osservando il nostro logo puoi notare visivamente i 3 concetti chiave che stanno dietro alla Documentazione Tecnica, conoscenze, abilità e competenze che appartengono al bagaglio professionale del Comunicatore Tecnico:
1️⃣ La Redazione (il pennino)
2️⃣ La Tecnica (il goniometro)
3️⃣ La Documentazione (il documento con le pagine).
In questa terza e ultima puntata ti parliamo della Documentazione, che è un insieme di documenti che forniscono informazioni, istruzioni, dettagli o prove su un argomento specifico.
3. LA DOCUMENTAZIONE
Con il termine documentazione ci si riferisce in generale a un insieme di documenti che ha lo scopo di registrare, comunicare e facilitare la comprensione di informazioni rilevanti su un determinato argomento.
Questo significa che anche per produrre documentazione non ci si può improvvisare, ma occorre saper garantire:
✅ Usabilità, la documentazione deve essere chiara e comprensibile per facilitare l’apprendimento o l’uso di ciò a cui si riferisce
✅ Completezza, la documentazione deve fornire tutte le informazioni necessarie per comprendere, usare e eventualmente manutenere ciò a cui si riferisce
✅ Coerenza, la documentazione deve mantenere uno stile uniforme e una terminologia coerente per evitare confusione
✅ Struttura logica, la documentazione deve essere organizzata in modo logico e sequenziale, facilitando la consultazione e la ricerca di informazioni specifiche
✅ Aggiornamento costante, occorre garantire che la documentazione sia sempre aggiornata per rispecchiare eventuali modifiche apportate nel tempo a ciò a cui si riferisce.
Esistono diverse categorie di documentazione (Aziendale, Medica, Legale, Finanziaria, ecc.) e tra queste figura anche la Documentazione Tecnica, il tipo di documentazione che progettiamo e redigiamo noi e che fornisce informazioni tecniche dettagliate su prodotti, sistemi o processi (es. manuali utente, manuali di installazione, specifiche tecniche, gestione ricambi, ecc.).
3.1 LA DOCUMENTAZIONE TECNICA
Dalle peculiarità e dallo scopo della documentazione in generale, si capisce bene l’attinenza con la più specifica Documentazione Tecnica, che nella maggior parte dei casi è costituita da documenti che hanno lo scopo di divulgare informazioni rilevanti sulla sicurezza, o sull’uso in sicurezza, di un prodotto.
Per farti capire meglio, possiamo dire che la Documentazione Tecnica è quel tipo di documentazione che viene progettata per:
✅ Aiutare operatori o utenti a comprendere, utilizzare, manutenere correttamente un determinato prodotto o sistema
✅ Dimostrare la conformità alle Leggi vigenti in materia di sicurezza di un prodotto o sistema.
Alcuni esempi comuni di Documentazione Tecnica sono:
▶ Il Manuale d’uso e avvertenze, è progettato per chiunque abbia a che fare con un prodotto o sistema e fornisce istruzioni dettagliate su come utilizzarlo; tra le atre informazioni contiene istruzioni passo-passo, illustrazioni, diagrammi e quanto possa semplificare il processo di apprendimento. Il suo contenuto è dettato da Leggi europee e normato da Norme Tecniche di riferimento
▶ Il Manuale di installazione/montaggio, fornisce istruzioni su come installare e configurare un prodotto o un sistema, e per questo è rivolto a personale specializzato
▶ Il Manuale di disassemblaggio, contiene istruzioni dettagliate su come effettuare il disassemblaggio di un prodotto giunto al suo fine vita, in modo da poterlo smaltire correttamente; è destinato di norma al personale addetto allo smaltimento o al recupero dei materiali e dei componenti
▶ Il Catalogo ricambi dei componenti di un prodotto, dai quali dipende la sicurezza oppure la tutela della salute di un operatore
▶ La Valutazione dei Rischi, contiene i risultati di procedure effettuate da un Produttore per stabilire quali rischi porta con sé il prodotto fabbricato, e le soluzioni per mitigarli
▶ La Dichiarazione CE di conformità, garantisce che un Produttore ha fabbricato un prodotto in conformità ai RESS (Requisiti Essenziali di Sicurezza e tutela della Salute) prescritti da Direttive e Regolamenti Europei, i quali definiscono anche i contenuti di questo documento
▶ Il Fascicolo Tecnico, è un contenitore documentale che raccoglie diversi tipi di documenti (prove di laboratorio, disegni tecnici, schemi, calcoli strutturali, Valutazione dei Rischi, Dichiarazione CE di conformità, ecc.) inerenti la vita di un prodotto, dalla sua progettazione alla fabbricazione e al funzionamento. Il Fabbricante è obbligato a produrre questo documento per dimostrare la conformità dei suoi prodotti ai RESS richiesti dalle Leggi europee di prodotto che richiedono la Marcatura CE.
Se tutte le peculiarità viste per la documentazione in generale sono applicabili per la progettazione e redazione di Documentazione Tecnica, in quest’ultimo caso occorre aggiungere abilità specifiche (in base al tipo di documento) come:
✅ Conformità alle prescrizioni di Legge, occorre garantire che la documentazione tecnica rispetti gli standard del settore e le Leggi applicabili; questo vale per il Manuale di istruzioni, la Valutazione dei rischi, il Catalogo ricambi dei componenti di sicurezza, la Dichiarazione CE di conformità
✅ Adattamento al pubblico di destinazione, occorre saper adattare il tono, il livello di dettaglio e il formato della documentazione tecnica al pubblico di destinazione (utenti finali, operatori, tecnici, ecc.); questo vale per tutti i tipi di manuali tecnici
✅ Informazioni di sicurezza, occorre includere informazioni, avvertenze e prescrizioni di sicurezza utilizzando terminologia, simboli e segnali di sicurezza a norma di Legge; questo vale per il Manuale d’uso e avvertenze e per la maggior parte dei manuali tecnici.
ATTENZIONE
Se non ci si può improvvisare per la progettazione e redazione di documentazione in generale, a maggior ragione è sconsigliabile farlo per progettare e redigere Documentazione Tecnica
La Documentazione Tecnica può assumere formati diversi, a seconda del contesto in cui viene utilizzata e del pubblico di destinazione a cui si riferisce:
se da un lato ci sono documenti tecnici obbligatori il cui output è prescritto dalle Leggi Europee (es. per le macchine la Direttiva Macchine 2006/42/CE prevede solo il formato cartaceo per la divulgazione del Manuale di istruzioni, così come per la Dichiarazione CE di conformità, mentre il nuovo Regolamento (UE) 2023/1230 Macchine prevede per le Istruzioni anche un formato digitale), per altre tipologie di documenti tecnici non obbligatori (Es. Manuale d’officina, Manuale di assemblaggio, Manuale di Manutenzione) il Produttore può optare per forme di distribuzione più fruibili e all’avanguardia come documenti multimediali, interattivi o vere e proprie piattaforme online di e-learning con videomanuali e video tutorial.
Per noi è molto importante sottolineare questo aspetto perché è di grande aiuto per i Fabbricanti, che sono i soggetti maggiormente interessati dalla produzione di Documentazione Tecnica (per loro infatti è un obbligo di Legge a seconda dei casi): integrare la Documentazione Tecnica con gli strumenti tecnologici e digitali a disposizione garantisce un’esperienza di apprendimento positiva che diventa parte integrante dei fattori fidelizzanti di un brand.
CONCLUSIONI
Ricapitolando, possiamo dire che la documentazione in generale svolge un ruolo fondamentale in vari settori, aiutando le persone a comprendere, utilizzare e gestire informazioni relative a determinato argomento.
Se questi concetti valgono in generale, il loro valore aumenta in modo esponenziale quando vengono applicati alla Documentazione Tecnica, a quell’insieme cioè di documenti tecnici fondamentali per garantire che un prodotto o un sistema sia compreso, usato correttamente e in sicurezza, ma anche fabbricato in conformità alle prescrizioni di Legge.
Va da sé che una Documentazione Tecnica progettata redatta a regola d’arte riduce il rischio di errori, aumenta la sicurezza e la tutela della salute, e la sua distribuzione in formati più all’avanguardia e smart semplifica e agevola la formazione degli utenti.
REDAZIONE + TECNICA = DOCUMENTAZIONE TECNICA
Il nostro logo parla chiaro, e dice molto di noi e della professione che svolgiamo:
✒ Siamo abili redattori
???? Siamo tecnici competenti
???? Sappiamo progettare e redigere documenti tecnici chiari, leggibili, facilmente fruibili e a norma di Legge.
In due parole siamo Comunicatori Tecnici, una professione normata dalla norma tecnica UNI 11483:2021 che spiega bene le competenze che stanno alla base.
